Política de Tratamiento de Datos Personales

Presentación

Guerrero & Delgado Aesthetic Solutions S.A.S. (en adelante, «la Clínica»), institución prestadora de servicios de salud, adopta esta política para dar cumplimiento al artículo 15 de la Constitución Política, a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a sus decretos reglamentarios, compilados en el Decreto Único 1074 de 2015. En ella explicamos qué datos personales recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cómo los protegemos y cómo puede usted ejercer sus derechos.

Como institución de salud, la Clínica trata datos sensibles, en particular datos relativos a la salud y registros fotográficos clínicos. Por eso esta política también se rige por las normas sobre historia clínica y reserva profesional que se citan más adelante.

1. Identificación del responsable

• Razón social: Guerrero & Delgado Aesthetic Solutions S.A.S.
• NIT: 901.873.030-5
• Domicilio: Edificio Otúa, Carrera 19 # 108-45, oficina 201-A, Bogotá D.C., Colombia
• Correo para asuntos de datos personales: info@gdaestheticsolutions.com
• Teléfono y WhatsApp: 310 619 3587
• Sitio web: www.medicinaesteticalinadelgado.com

2. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política establece los principios, reglas y procedimientos para garantizar el derecho de habeas data de todas las personas cuyos datos personales trata la Clínica, en cualquiera de sus sedes (Bogotá y las jornadas que realice en otras ciudades) y por cualquier medio, físico o digital: consulta presencial o virtual, sitio web, WhatsApp, redes sociales, llamadas telefónicas, formularios y correo electrónico.

Es de obligatorio cumplimiento para los socios, el personal asistencial y administrativo, los contratistas y los proveedores que tengan acceso a datos personales en nombre de la Clínica.

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular en la que se le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y los datos contenidos en registros públicos.
• Dato privado: el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (incluidas las fotografías del rostro y del cuerpo).
• Historia clínica: documento privado, obligatorio y sometido a reserva en el que se registran las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud (Resolución 1995 de 1999).
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento. Para efectos de esta política, la Clínica.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

La Clínica aplica de manera armónica e integral los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: el tratamiento se sujeta a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015, a la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y a las normas sobre historia clínica.
2. Finalidad: los datos se usan solo para las finalidades legítimas informadas al titular.
3. Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
4. Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
5. Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre la existencia de sus datos.
6. Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles para el titular, las personas autorizadas por él y quienes la ley señale. Los datos personales no se publican en internet ni en medios de divulgación masiva, salvo autorización expresa.
7. Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
8. Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso después de terminada su relación con la Clínica. Para la información clínica rige además el secreto profesional médico (Ley 23 de 1981).

5. Datos que tratamos y bases de datos

Los datos se suprimen cuando dejan de ser necesarios para la finalidad que justificó su recolección, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos (ver sección 13).

6. Finalidades del tratamiento

6.1. Pacientes

• Agendar, confirmar y reprogramar valoraciones, procedimientos y controles.
• Prestar los servicios de salud: valoración médica, diagnóstico, planes de tratamiento, procedimientos y seguimiento posterior.
• Elaborar, custodiar y conservar la historia clínica y los consentimientos informados, conforme a la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017 y la Ley 2015 de 2020.
• Tomar y conservar registros fotográficos clínicos (antes, durante y después del tratamiento) como parte de la historia clínica, para valorar resultados y hacer seguimiento.
• Enviar recordatorios de citas, cuidados posteriores, indicaciones de control y mensajes de seguimiento de su plan de tratamiento.
• Facturar, recibir pagos, gestionar abonos y saldos y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
• Medir la calidad del servicio y la satisfacción, atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, y gestionar eventos adversos.
• Cumplir los requisitos del sistema obligatorio de garantía de calidad en salud y atender los requerimientos de las autoridades sanitarias, judiciales y administrativas.
• Siempre que el paciente lo haya autorizado de forma separada: enviarle información sobre servicios, programas, jornadas y novedades de la Clínica.

6.2. Prospectos y contactos

• Responder sus preguntas, darle información sobre tratamientos y agendar su valoración.
• Registrar la conversación en nuestro sistema de gestión de clientes (CRM) para darle continuidad a la atención.
• Conocer por qué medio o anuncio nos contactó, para medir la efectividad de nuestra publicidad.
• Contactarlo de nuevo por WhatsApp, llamada o correo con información de servicios y jornadas, mientras no revoque su autorización.

6.3. Proveedores, contratistas y talento humano

• Gestionar la relación contractual o laboral, los pagos, la seguridad social y las obligaciones tributarias.
• Adelantar procesos de selección y verificar referencias.

7. Datos sensibles y uso de fotografías

7.1. Datos de salud. La Clínica trata datos de salud porque son indispensables para prestar el servicio médico con seguridad. Al momento de recolectarlos le informaremos que se trata de datos sensibles y que no está obligado a autorizar su tratamiento; sin embargo, sin la información clínica necesaria no es posible realizar la valoración ni los procedimientos de forma segura. La historia clínica está sometida a reserva y solo puede ser conocida por el paciente, el equipo de salud que lo atiende, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos por la ley, y las demás personas que la ley determine.

7.2. Fotografías clínicas. Las fotografías que se toman como parte de la atención hacen parte de la historia clínica y se usan únicamente con fines asistenciales.

7.3. Uso de imágenes con fines publicitarios o académicos. La Clínica solo publicará fotografías o videos de pacientes (por ejemplo, resultados de antes y después en el sitio web o en redes sociales), o los usará con fines académicos, cuando el paciente haya firmado una autorización específica, separada y voluntaria para ese uso. Negarse no afecta en nada su atención. Esta autorización puede revocarse en cualquier momento; desde la revocatoria la Clínica dejará de usar las imágenes y retirará las publicaciones que estén bajo su control.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes

La Clínica solo trata datos de menores de 18 años cuando son atendidos con la presencia y la autorización de su padre, madre o representante legal, y siempre respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015. Cuando corresponda según su madurez, se tendrá en cuenta la opinión del menor. Los datos de menores nunca se usan con fines publicitarios.

9. Autorización

9.1. Regla general. Todo tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. La Clínica la obtiene por escrito (formato físico o digital), por medios electrónicos como la aceptación en un formulario web o un mensaje de WhatsApp, o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó. En todos los casos la Clínica conserva prueba de la autorización.

9.2. Contenido. Al solicitar la autorización informamos: quién es el responsable y cómo contactarlo, las finalidades del tratamiento, el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores, los derechos del titular y los canales para ejercerlos, y dónde consultar esta política.

9.3. Casos en que no se requiere autorización (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012): información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9.4. Cambios en la finalidad. Si la Clínica necesita usar los datos para una finalidad distinta a la autorizada, solicitará una nueva autorización.

10. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar sus servicios, la Clínica se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos:

• Software de historia clínica y de facturación electrónica.
• Servicios de almacenamiento en la nube y herramientas de oficina (por ejemplo, Google Workspace).
• Plataformas de mensajería y redes sociales (WhatsApp, Instagram y Facebook, de Meta Platforms).
• Sistema de gestión de clientes (CRM) y sus integradores, incluidas herramientas de respuesta automatizada para atender los mensajes iniciales.
• Alojamiento del sitio web (Netlify).
• Contador, revisor fiscal, asesores jurídicos, entidades financieras y pasarelas de pago.

Algunos de estos proveedores almacenan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos y en la Unión Europea. La Clínica solo transmite datos a países que ofrecen un nivel adecuado de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o bajo contratos de transmisión que obligan al encargado a cumplir esta política y la ley colombiana (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015), o con la autorización expresa del titular.

La Clínica no vende, alquila ni cede las bases de datos a terceros. Solo transferirá datos a otro responsable cuando el titular lo autorice o la ley lo ordene (por ejemplo, la remisión de la historia clínica a otro prestador de salud a solicitud del paciente, o los reportes obligatorios a las autoridades sanitarias).

11. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Clínica.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, como ocurre con la historia clínica.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y cada vez que haya modificaciones sustanciales de esta política.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado; y quien haya estipulado a favor de otro.

Usted también puede pedir en cualquier momento que dejemos de enviarle mensajes comerciales, sin que eso afecte la atención de sus citas, controles o tratamientos en curso. Los mensajes comerciales y las gestiones de cobro se harán solo por los canales que usted haya autorizado y dentro de los horarios previstos en la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos), salvo que usted nos escriba o nos pida expresamente que le contactemos en otro horario. Para dejar de recibirlos basta con responder «no deseo recibir más mensajes» por el mismo canal o escribir al correo de datos personales.

12. Sitio web, cookies y píxel de Meta

Nuestro sitio web recoge los datos que usted escribe voluntariamente en el formulario de contacto (nombre, teléfono, motivo de consulta y mensaje) y guarda la fecha y hora del envío como constancia de su autorización. Usamos esos datos para responder su solicitud y agendar su valoración. Solo le enviaremos información de servicios y jornadas si usted marca la casilla correspondiente.

El sitio usa el píxel de Meta, una herramienta de medición que registra eventos de navegación (por ejemplo, que se visitó la página o que se hizo clic en el botón de WhatsApp) para medir y mejorar nuestra publicidad en Facebook e Instagram. El píxel puede usar cookies y datos técnicos del dispositivo. No enviamos a Meta los datos que usted escribe en el formulario. Usted puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador y administrar sus preferencias de anuncios en su cuenta de Facebook o Instagram. Además, el sitio recuerda en su navegador el idioma que usted eligió (español o inglés); este dato no se envía a la Clínica.

13. Conservación de los datos

• Historia clínica, consentimientos y fotografías clínicas: mínimo quince (15) años contados desde la última atención, conforme a la Resolución 839 de 2017 y las normas que la modifiquen.
• Documentos contables y de facturación: diez (10) años, conforme a la ley comercial y tributaria.
• Prospectos y contactos que no llegaron a ser pacientes: mientras se mantenga la relación de contacto o hasta que el titular revoque la autorización o pida la supresión.
• Imágenes con fines publicitarios: hasta que el titular revoque la autorización.
• Talento humano: el tiempo exigido por las normas laborales y de seguridad social.

14. Procedimiento para consultas, reclamos y revocatorias

14.1. Canales. El titular puede ejercer sus derechos por estos medios:

• Correo electrónico: info@gdaestheticsolutions.com, con el asunto «Datos personales».
• Por escrito en nuestra sede: Edificio Otúa, Carrera 19 # 108-45, oficina 201-A, Bogotá D.C.
• Teléfono y WhatsApp: 310 619 3587.

La solicitud debe indicar el nombre completo e identificación del titular, la descripción de lo que solicita, la dirección física o electrónica para la respuesta y, si actúa en nombre de otro, el documento que acredite esa calidad. Para proteger su información, la Clínica verificará la identidad de quien hace la solicitud antes de entregar cualquier dato.

14.2. Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012). Se responderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible responder en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

14.3. Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Para corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento de la ley:

1. Si el reclamo está incompleto, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo se pedirá al interesado que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.
2. Si la Clínica no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta que el reclamo sea decidido.
4. El reclamo se responderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible hacerlo en ese término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

14.4. Revocatoria y supresión. El titular puede revocar total o parcialmente la autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, siguiendo el procedimiento de los reclamos. No procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información; en ese caso la Clínica se lo explicará y conservará los datos solo para cumplir ese deber.

14.5. Requisito de procedibilidad. El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Clínica.

15. Deberes de la Clínica

Como responsable del tratamiento, y como encargada cuando trata datos por cuenta de otro, la Clínica cumple los deberes de los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización.
• Informar al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información en condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable, y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Suministrar a los encargados solo los datos cuyo tratamiento esté autorizado y exigirles condiciones de seguridad y privacidad.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley e insertar la leyenda «reclamo en trámite» cuando corresponda.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando le sea exigible.

16. Medidas de seguridad

La Clínica adopta medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a la naturaleza de los datos, entre ellas:

• Acceso a la historia clínica y a los sistemas de información solo para el personal que lo necesita para sus funciones, con usuario y contraseña personales.
• Compromisos de confidencialidad firmados por empleados, contratistas y proveedores con acceso a datos personales.
• Uso de plataformas en la nube con estándares reconocidos de seguridad, respaldo y recuperación de la información.
• Comunicación cifrada (HTTPS) en el sitio web y en los formularios.
• Custodia de los documentos físicos en archivo de acceso restringido.
• Retiro inmediato de los accesos del personal que termina su relación con la Clínica.
• Revisión periódica de estas medidas.

Si se presenta un incidente de seguridad que ponga en riesgo los datos de los titulares, la Clínica tomará medidas para contenerlo, lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley y, cuando corresponda, informará a los titulares afectados.

17. Área responsable

La Gerencia General de la Clínica es la responsable de la adopción e implementación de esta política, de la atención de las consultas y reclamos de los titulares y de velar por el cumplimiento de las medidas de seguridad. Contacto: info@gdaestheticsolutions.com.

18. Aviso de privacidad

Guerrero & Delgado Aesthetic Solutions S.A.S. (Clínica Dra. Lina Delgado), NIT 901.873.030-5, con domicilio en Bogotá, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los usamos para atenderle, agendar y prestar nuestros servicios de salud, llevar su historia clínica, hacer seguimiento a su tratamiento, facturar y, si usted lo autoriza, enviarle información de nuestros servicios. Los datos de salud son sensibles y usted no está obligado a autorizar su tratamiento. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y a revocar su autorización escribiendo a info@gdaestheticsolutions.com. Consulte la política completa en www.medicinaesteticalinadelgado.com/politica-de-datos.

19. Modificaciones

La Clínica puede modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales se informarán a los titulares por el sitio web o por los canales de contacto habituales antes de su entrada en vigor y, cuando afecten la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.

20. Normativa aplicable

Constitución Política (artículos 15 y 20); Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto Único 1074 de 2015; Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional; Ley 23 de 1981 (ética médica); Resolución 1995 de 1999 y Resolución 839 de 2017 (historia clínica); Ley 2015 de 2020 (historia clínica electrónica interoperable); Ley 2300 de 2023; y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

21. Vigencia

Esta política rige a partir del 28 de octubre de 2026 y estará vigente mientras la Clínica realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades que justificaron su recolección y los deberes legales de conservación.